Account Pro Invoice ist ein netzwerk- und mandantenfähiges Fakturierungsprogramm - und viel mehr als nur das -, das eng mit dem Buchhaltungsprogramm Account Pro (ab Version 8) zusammenarbeiten kann. Account Pro Invoice kann aber durchaus auch als Stand-Alone-Applikation betrieben werden.
Das Programm eignet sich für kleinere bis mittlere Betriebe aus Handel, Gewerbe, Handwerk und freie Berufe.
Sie können alle benötigten Dokumentvorlagen selber erstellen. Der Beispiel-Mandant enthält eine Reihe von Beispiel-Vorlagen, die Sie leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Sie sind dadurch aber überhaupt nicht eingeschränkt, und können Vorlagen für fast alle erdenklichen Dokumente erstellen. Der Beispiel-Mandant enthält folgende Dokumentvorlagen:
OfferteAuftragsbestätigungRechnung ohne RabattausweisRechnung mit RabattausweisLieferscheinGutschriftMahnungBestellung mit PreisangabeBestellung ohne PreisangabeSerienbriefAdressetiketteMit der Importfunktion können Sie den Import von Artikel- und Adressdaten aus anderen Programmen leicht bewerkstelligen.Die erzeugten Dokumente können Sie ausdrucken, direkt als Email-Anhang versenden, und als .rtf- oder .txt-Dateien exportieren.Mit der Lagerverwaltungsfunktion können Sie Ihr Warenlager leicht verwalten und Bestellungen automatisch generieren.Sie können Sammelrechnungen aus den Daten der Lieferscheine einer frei wählbaren Zeitperiode automatisch generieren.Zur Erstellung von Serienbriefen steht Ihnen eine entsprechende Funktion zur Verfügung.Die
enge Zusammenarbeit zwischen Account Pro Invoice und dem Buchhaltungsprogramm Account Pro vermeidet Doppelspurigkeiten und spart viel Arbeit. Dabei sind die Rollen wie folgt verteilt:
Account Pro Invoice übernimmt:Das Erstellen von Rechnungen und GutschriftenDie Uebergabe der entsprechenden Buchungen an Account Pro als 'Offene Posten' per MausklickDas Erstellen von MahnungenAccount Pro übernimmt:Die automatische Uebernahme der den übergebenen Rechnungen und Gutschriften entsprechenden Buchungen als 'Offene Posten'Die Verbuchung der ZahlungseingängeDie DebitorenkontrolleDer 'normale' Ablauf ist der folgende:Mit Account Pro Invoice wird eine Rechnung erstellt und per Post oder Email versandtDie der Rechnung entsprechende Buchung wird per Mausklick an Account Pro übergebenDie Rechnung wird bezahlt - es erfolgt ein Zahlungseingang auf ein Bank- oder PostkontoDie Funktionen 'ESR-Datei verarbeiten' (CH) oder 'Buchungen suchen' und 'Zahlungseingang verbuchen' (CH, D, A) von Account Pro werden eingesetzt, um den Zahlungseingang mit minimalem Aufwand zu verbuchenDer 'nicht so normale' (und unerwünschte) Ablauf ist der folgende:Mit Account Pro Invoice wird eine Rechnung erstellt und per Post oder Email versandtDie der Rechnung entsprechende Buchung wird an Account Pro übergeben.Die Rechnung wird nicht innert der vereinbarten Frist bezahltMittels der Funktion 'Buchungen suchen'/'Offene Posten' von Account Pro können Sie jederzeit leicht feststellen, ob Zahlungseingänge überfällig sind. In solchen Fällen können Sie die Rechnungsnummer (= Account Pro Invoice Dokument-Nr.) aus dem Memo der Buchung von Account Pro kopieren und einfach in Account Pro Invoice aufrufen (Filtern nach Rechnungsnummer) und dann sehr einfach ein Mahnungsdokument erzeugen.
